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働く主婦こそ
最新のOffice2016!
仕事だけでなく子ども関連の資料作りでも役立つ機能って?

主婦ライター石井和美

原稿はWordで書いており、Excelも使うので、仕事上では不可欠となっているOffice。ここ数年は、個人用途でも使う機会が増えている。2人の子どもが小学生と中学生になり、PTAや町内会などで役員になってしまい、作らなければならない書類が急に増えたのだ。

出番が多いOfficeだが、古いバージョンのOfficeが使えるので「もったいない」とそのまま使い続けている。しかし、ついにOneDriveが容量オーバーで使えなくなってしまった……! これは非常に困る。

OneDriveとは、Microsoftアカウントがあれば無料で15GBまで使えるオンラインストレージだ。 Officeドキュメントはもちろん、写真や動画などのさまざまなファイルをオンライン上に保存できる。PC やタブレット、スマートフォンからいつでもどこでも保存したファイルにアクセスでき、編集したり、確認したり、友達と共有もできる。バックアップにも最適だ。

オンラインストレージに関しては、ビジネス上では当然のように使われているが、ママ友の間では関心も薄く、あまり知られていない。よく「CD-RやDVDに焼いてデータがほしい」と言われるのだが、メールでOneDrive内にある該当フォルダのURLを教えて、なるべく画像や動画を各自でダウンロードしてもらうようにしている。子どもの写真や動画を共有する際は、フォルダごとできるのでとても便利だ。

■最新のOfficeが使えて1TBのオンラインストレージも使えるOffice 365 solo

Officeは個人・家庭用のOffice 365 soloを選んだ。Officeの最新版を使えるうえ、1TB(1000GB)分のOneDriveを無料で使用できる。OneDriveに保存しておけば、どのデバイスからも同じファイルにアクセスでき、意識することなく共有できるのだ。

スマートフォンやタブレットを使うようになってから、クラウド上にいったんファイルを保存して外出先から確認することが増えたため、OneDriveの容量が大幅に増えて嬉しい。外出先でもファイルを確認することが多く、電車内で座れるときは原稿やPTAの書類を書くようになったため、必要不可欠なサービスだ。

個人事業主なのでOffice 365 Businessも使えるが、Office 365 soloにした理由は、そのままMicrosoftアカウントを使って引き継ぐことができるから。すでに無料版のOneDriveを使っているのであれば、そのまま移行できるOffice 365 soloがおすすめだ。

■機能はアップ!でも迷わず移行できる「いつものOffice」

新しいバージョンになったとき、困ることといえば、ユーザーインターフェイスが大きく変わってしまうこと。

最新のOffice 2016は、機能は追加されているものの、基本的な使い勝手は変わっていない。今まで使っていたOffice 2010や2013と比較しても、見慣れたタブやボタンが並んでおり、違和感なく使える。「バージョンが変わったら、使い方がよくわからなくなった」ということはなく、スムーズに移行できた。

Word 2016に新しく追加された「描画」機能は、スマートフォンやタブレットで使用する際に便利だ。手描きでマーカーを引いたり、手描き文字を追加したり、ちょっとしたメモがしやすくなった。外出先で原稿チェックなどをする際にも、大変重宝している。

また「スマート検索」も思いのほか書類作りで役立っている。検索したい単語などをWEBブラウザにコピペしたり、入力したりしなくても、気になる箇所を選択して「スマート検索」をクリックするだけでドキュメントの横にズラッと表示されるのだ。PTAなどの書類は前年度のものを参考にしながら作るときがあるが、独自の名称や言い回し、知らない場所なども含まれているため、この機能を使いながら情報を追加する場合がある。

OneDriveの容量目当てでバージョンアップしたようなものだが、出番が多そうな使える新機能があったのは嬉しい。

気になるワードを選択するだけでWebの情報を表示してくれる「スマート検索」

■最新のOfficeは最新のPCだとサクサク動く

しかし、Officeが快適になったとしても、PCが古いともっさりした動きになってしまう。仕事をする際は、Word、Excel、ペイント、ブラウザ、メーラーを同時に立ち上げることが多いのだが、表示が遅くてイライラするようになった。

今回、Lenovoの中でも比較的低価格なノートPC「ideapad 110s」で最新のOfficeといくつかアプリを立ち上げたが、ストレスなく使えている。正直言うと、このPCは3万円台と価格が安いため、あまり高性能ではなく、実用性はないのでは……と心配だったが、やはり5年前のPCと比較すると圧倒的に早く、使いやすい。

今、使用しているのは自宅にPC一台、タブレット1台、スマートフォン1台。数年前までは、出先での連絡は電話やメールのみだったが、スマートフォンやタブレットで確認できることを前提に、原稿や写真が送られてきて「すぐに確認を」ということも増えてしまった。PCもそうだが、ついでにスマートフォンももう少し高性能のものが欲しいかも……。

個人用途でそこまでする必要はないかもしれないが、仕事を滞りなく、快適に行うためには、デバイス環境も見直す時期にきているのかもしれない。ノートPCについては、一昔前に比べて買いやすい価格になっているので、思い切って買い換えたい。